Retningslinjer for fildrev
Strukturen på fildrev finder du ved klikke på ikonet "stifinder"
I dag hedder dine drev
- N = afdelingsdrev
- P = dit personlige drev
Fremover vil de i stedet hedde
- F = fælles afdelingsdrev
- H = personlig drev
- U = udvekslingsdrev.
Se eksempel nedenfor:
Fildrev er alene et sted til opbevaring af filer/kladder, mens de færdiggøres. Når filen er færdig, skal den som hovedregel slettes eller flyttes til et fagsystem.
Hvis du vælger at gemme dokumenter, uden personfølsomme oplysninger på fildrevet, anbefaler vi at det gemmes på F:drevet (Fælles for min afdeling). Du skal dog være opmærksom på, hvor lang tid det giver mening, at filer af denne type gemmes. Dokumenter som er oprettet for 15 år siden, har tiden, lovkrav og andet formentlig forandret sig så meget, at udgangspunktet er forældet. Hjælp derfor din kollegaer ved at slette indhold, der ikke længere er relevant.
Hvad må opbevares på fildrevene?
- Kladder og filer der arbejdes med, og som du og dine kollegaer skal have adgang til.
- Filer som Word-dokumenter, Excel-projektmapper, PowerPoint-præsentationer etc.
Hvad må IKKE opbevares på fildrevene
- Alle former for personoplysninger. Personoplysninger hører til i et fagsystem, hvor de er bedre beskyttet. Det gælder uanset om det er foto, video eller skrevet i Word. HVIS der er brug for, at man i en kortere periode har en fil med personoplysninger liggende på F:drevet, skal den være fjernet, inden der er gået 30 dage.
- Forretningskritiske informationer
- Jobansøgninger
- Interne rapporter og undersøgelser
- Licitationsbud og bud på byggegrunde
- Billedmateriale med personer til brug i sagsbehandling
- Beskyttede adresseoplysninger
- Referater fra sygesamtaler, MUS, LUS mv.
- Informationer som ikke må offentliggøres på nettet eller som er omfattet af journal- eller arkivpligt
- Forældede filer, hvor indholdet ikke længere er relevant.
Læs mere om retningslinjer for journalisering på TønderPortalen
Læs mere om retningslinjer for journalisering i ESDH-strategien.
Opdeling af de nye Fildrev
F:drev = Fælles drev for min afdeling // Fælles afdelingsdrev
Alle i afdelingen kan se, hvad der ligger her. Her kan du oprette egne mapper og/eller fællesmapper. Struktur er det vigtigste, for at der kan holdes orden på drevet. Det anbefales derfor at I aftaler i afdelingen hvordan I navngiver mapperne.
H:drev = Personlig
Det er alene dig, der har adgang til dit H:drev. Hvis der ligger arbejdsdokumenter på drevet, så er der ingen andre, der kan få fat i dokumenterne, hvis du er fraværende. Det kan være kritisk, hvorfor al arbejdsrelateret bør ligge på F:drevet. H:drevet kan max indeholde 5 GB pr. medarbejder.
U:drev = Udveksling
Her kan du udveksle og dele dokumenter med kolleger fra andre afdelinger. Dokumenterne kan bo på U:drevet så længe en opgave er igangværende. Når opgaven er afsluttet skal alle dokumenter fjernes fra U:drevet. Slettes, flyttes eller arkiveres i et fagsystem. U:drev kan bestilles på IT-Servicedesk her.
Gem altid på drev i stedet for på PC’ens skrivebord. Der tages backup af drevene, men ikke skrivebordet.
Hjælp til selvhjælp
Tønder Kommune har installeret en scanner på fildrevne (Adoxa), der søger efter filer, som indeholder personfølsomme data og filer, som har ligget på fildrevet længere end 30 dage eller mere end x-antal år.
Hver lørdag modtager du en e-mail fra datascanneren, hvor du kan se hvilke problematiske filer, du har liggende i dine fildrev.
Scanneren er en hjælp til selvhjælp, så hvis man vedligeholder sit drev efter retningslinjerne, kommer der kun sjældent påmindelser.
Du kan desuden altid selv tjekke status for om du har indhold liggende, som du bør få ryddet op i ved at besøge adoxa.toender. Her får du også advarsler om indhold i Outlook og SBSYS.